初心者必見! 備品の発注・管理で意識すべきたった5つのこと

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今日は私が在職中、総務のお仕事の中で担当していた「備品の発注・管理」について。

では、「備品の発注」について私が意識していたこと書きますね。

1, 経費削減

まず、備品発注は経費から落ちる。つまり大事な会社のお金。
このお金を削減できたのなら、売上に直接反映できなくたって、会社の経営に大いに貢献できる。
売上のように、華やかさはないものの、経費削減をすれば、会社の利益は確実に上げることができます。
すっごく単純化した経理のお話です。物を売るときって諸々の経費がかかりますよね? 商品の原価、人件費、テナント料などなど。1,000円の物を売っても、丸々儲けにはなりません。

売上-諸経費=利益

ということは、この「諸経費」を減らせば利益は増えるということです。
この「諸経費」には会社の備品であるボールペンやコピー用紙なども含まれるんです。

 1000円(売上)-800円(諸経費)=200円(利益)
 1000円(売上)-600円(諸経費)=400円(利益)

利益が2倍に!
上の例で見れば、200円の経費削減をすれば、1000円の商品を2つ売上たことと同じ効果があります。

しかも、備品は何度も購入する必需品の上に備品の種類は無限大!少しでも安いものを見つけたのなら、チリツモで必ず効果があります。
こう思うとやる気も出てくるし、少しの経費ももったいない、もっといい方法ないかと調べるくせがつきました。
  
  
2, コスパ

大事!かなり。
「安かろう、悪かろう」はやはりダメ。安けりゃいいってもんじゃない、本当に。
1度失敗したことがあって、以前使用していた「のり」(貼り付けるものです)の価格より安い物を見つけたので、速攻安い方に切り替えました。
そしたら、剥がれる、剥がれる。
のりって剥がれたら全く意味ないじゃないですか。貼り付けるために使っているのに
(笑)
貼っている時間ものりを購入したお金もすべて無駄。
大失敗です。

新しく安い物を買うときは、使用してみないとわからないので、小ロットで購入が基本ですね。
少しの価格の違いなら、使っていてストレスになる商品ではなく、価格は少し高くても使いやすい商品を買う。
逆に、こだわらなくていい所はとことん落とす。
例えば、水とか。味の違いあまりないと思います。ただ、クレームが来たら要検討です!
やはり総務はみんなが気持ちよく仕事ができるようにしないといけないと思うので(^^)
  
  
3, サイト比較 ~どこよりも安く~

私が主に見ていたサイト
①ソロエルアリーナ(法人契約済) https://www.soloelarena.com/
②たのめーる(法人契約済)    https://www.tanomail.com/
③NetRICOH(法人契約済)    https://www.netricoh.com/
④Amazon            https://www.amazon.co.jp/  
上記4サイトの特徴↓↓
①ほぼほぼ「ソロエルアリーナ」で購入。文具が1番やすい印象
②「たのめーる」は水が安い、そして届くのが1番早い。急いで必要な時に頼りになる
③「NetRICOH」はコピー用紙が安い。後お客様に出す280mlのお茶とか
④「Amazon」はスポット備品が安くて速い。スピーカーとか、ホワイトボード、本とか
この4サイトは必ずチェックしています。

さらに、下記3サイトも比較し、当たり前ですけど、
同じ商品を買うなら一番安いサイトで購入!

①YAHOOショッピング  https://shopping.yahoo.co.jp/ 
②楽天市場        https://www.rakuten.co.jp/   
③ヨドバシドットコム   https://www.yodobashi.com/
  
  
4, 最新情報をキャッチ

1番安い商品を見つけたら、そのサイトで購入しますが、価格って永遠に一緒とは限らない。
他のサイトが値下げしたり、逆に使用していたサイトが値上げしたりして、いつのまにか最安値ではないところで購入を続けている……なんてことも。
なので、1度安いところを見つけても、更に安いところはないかと日々意識する。
毎回毎回検索かけていたら、時間の無駄ですが、この意識だけで、どこかでアンテナが動いて、安い所に巡り合えることも、本当にあります。
私は、FAXの宣伝で1回見つけました。これも常に意識してないと捨てていたFAXだと思います。意識って本当に大事。
  
  
次に「備品の管理」について意識したことはただ1つ
5, 発注点を決める

発注点、つまり発注するタイミングを決めておくことです。
備品ってないとかなり困りますよね。だから切らしてしまうことはダメ、かといって備品を置く場所って限られていますよね。
すぐに減らないものを大量にストックしていては、置く場所がなくなる、つまり大げさに言えば家賃の無駄です。
置く場所だって立派な資源。そこに節約して、販売する商品の在庫を置くことだってできるかもしれません。でもストックを切らさないようにする!そこで発注点です。

そしてその発注点を決める為に1番大事なものがリードタイム。
リードタイムとは発注してから納品されるまでの時間のことです。
例えば、付箋がなくなりソロエルアリーナで発注、翌日には納品されます。
この場合のリードタイムは1日です。
リードタイムが理解できたら、本題の発注点です。

◆発注点の計算方法
1日の平均使用量×リードタイム+安全在庫
例;付箋
2個×1日+2個=4個
残り、4個になったら、発注という流れです。
この発注点を定期的に発注していた備品すべて算出しておき、エクセルで管理。
週1回チェックし、発注点に達したものは購入。
この流れで完璧です(^^)/

以上、備品発注についてでした。
次回は私が1番苦手だった、いや今も苦戦中の電話・来客応対の基本についてです!

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